1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
- Rekisterinpitäjä
- GG Ventures Oy
- Y-tunnus
- 3473339-2
- Osoite
- Karvaamokuja 3 A, 00380 Helsinki, Finland
- Tietosuoja-asiat
- info@retroocompany.com
2. RetrooPOSin rooli eri käsittelytilanteissa
GG Ventures Oy toimii rekisterinpitäjänä käsitellessään verkkosivuston kävijöiden, asiakasyritysten yhteyshenkilöiden, RetrooPOS-palvelun tilaamisen, laskutuksen, asiakastuen ja palvelun tietoturvan kannalta tarpeellisia henkilötietoja omiin tarkoituksiinsa.
Kun RetrooPOS käsittelee ravintolan käyttäjiä, työntekijöitä, loppuasiakkaita, tilauksia, vuoroja tai omavalvontaa koskevia tietoja ravintolan puolesta, ravintola toimii rekisterinpitäjänä ja GG Ventures Oy henkilötietojen käsittelijänä. Tätä käsittelyä koskee asiakkaan kanssa tehtävä tietojenkäsittelysopimus.
3. Rekisteröityjen ryhmät ja käsiteltävät tiedot
- verkkosivuston kävijät ja demoja käyttävät henkilöt;
- asiakasyritysten yhteyshenkilöt, pääkäyttäjät ja käyttäjät;
- asiakastukeen yhteyttä ottavat henkilöt;
- ravintolan työntekijät ja asiakkaat silloin, kun tiedot käsitellään ravintolan lukuun.
Käsiteltäviä tietoja voivat olla nimi, työyhteystiedot, organisaatio, käyttäjätunniste, rooli ja käyttöoikeudet, kirjautumis- ja tapahtumalokit, laite- ja selaintiedot, IP-osoite, tukiviestit, tilaus- ja laskutustiedot sekä asiakkaan palveluun tallentamat ravintolan toimintaan liittyvät tiedot. Maksukortin numeroa tai turvakoodia ei ole tarkoitus tallentaa RetrooPOSiin.
4. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
- yritysasiakkaan yhteyshenkilöiden ja käyttäjien hallinta, demojen toimittaminen, asiakassuhteen hoito, tuki ja palvelun kehittäminen: rekisterinpitäjän oikeutettu etu tarjota, ylläpitää ja kehittää yrityspalvelua;
- sopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano silloin, kun rekisteröity itse on sopimuksen osapuoli: sopimuksen täytäntöönpano;
- väärinkäytösten estäminen, tapahtumalokien ylläpito ja tietoturva: rekisterinpitäjän oikeutettu etu suojata palvelua, asiakkaita ja käyttäjiä;
- laskutus, kirjanpito ja viranomaisvelvoitteet: lakisääteinen velvoite;
- ravintola-asiakkaan aineiston käsittely: ravintola määrittää rekisterinpitäjänä sovellettavan oikeusperusteen, ja GG Ventures Oy käsittelee tietoja ravintolan dokumentoitujen ohjeiden ja tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.
RetrooPOS ei tee tässä selosteessa kuvatuilla tiedoilla rekisteröityyn kohdistuvia, oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia tuottavia automaattisia päätöksiä.
5. Tietolähteet
Tiedot saadaan rekisteröidyltä, asiakasyrityksen pääkäyttäjältä, palvelun käytöstä syntyvistä teknisistä tapahtumista, asiakkaan RetrooPOSiin tallentamista tiedoista sekä sopimuksen ja laskutuksen yhteydessä muodostuvista tiedoista.
6. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Tietoja käsittelevät vain tehtäviensä perusteella valtuutetut henkilöt sekä palvelun toimittamiseen tarvittavat tekniset palveluntarjoajat. RetrooPOS käyttää ChatGPT Sites -julkaisu- ja palvelualustaa. ETA-alueella OpenAI Ireland Ltd käsittelee alustalla ylläpidettäviä tietoja GG Ventures Oy:n lukuun ja käyttää palvelun toimittamisessa omia alikäsittelijöitään, kuten verkkopalvelu- ja infrastruktuuritoimittajia. OpenAI ylläpitää ajantasaista alikäsittelijäluetteloa.
Maksupalvelut ja muut ulkoiset integraatiot otetaan käyttöön vain erikseen sovitusti. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, kun lainsäädäntö sitä edellyttää.
7. Siirrot Euroopan talousalueen ulkopuolelle
ChatGPT Sites ei tällä hetkellä takaa tietojen säilyttämistä tietyllä maantieteellisellä alueella. Palvelun tekniset toimittajat voivat siksi käsitellä tietoja myös ETA-alueen ulkopuolella alikäsittelijäluettelossa ilmoitetuissa käsittelypaikoissa. Tällöin siirto perustuu sovellettavaan Euroopan komission riittävyyspäätökseen, EU:n vakiosopimuslausekkeisiin tai muuhun tietosuoja-asetuksen V luvun mukaiseen siirtoperusteeseen sekä tarvittaviin lisäsuojatoimiin. ChatGPT Sites -palveluun sovellettava OpenAI:n tietojenkäsittelysopimus kuvaa siirtomekanismit tarkemmin.
8. Säilytysajat
Asiakkuuteen ja käyttäjähallintaan liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen jälkeen vain sopimusvastuiden, oikeusvaateiden tai lakisääteisten velvoitteiden edellyttämän ajan. Laskutus- ja kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti.
Ravintolan lukuun käsiteltävien tilaus-, työntekijä-, vuoro- ja omavalvontatietojen säilytys määräytyy ravintolan dokumentoitujen ohjeiden, palvelusopimuksen ja sovellettavien säilytysvelvoitteiden mukaan. Julkisen QR- tai kioskiasioinnin tekniset istuntotunnisteet ovat lyhytikäisiä. Tietoturvalokeja säilytetään vain niin kauan kuin palvelun suojaaminen ja häiriöiden selvittäminen edellyttävät.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tilanteesta riippuen oikeus saada pääsy tietoihinsa, oikaista tai poistaa tietoja, rajoittaa käsittelyä, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä ja saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen. Oikeudet eivät ole ehdottomia, ja niiden toteuttamiseen voi liittyä lakisääteisiä rajoituksia.
Pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@retroocompany.com. Henkilöllisyys voidaan varmistaa ennen pyynnön toteuttamista. Jos pyyntö koskee tietyn ravintolan asiakas-, tilaus- tai työntekijätietoja, pyyntö tulee osoittaa ensisijaisesti kyseiselle ravintolalle. RetrooPOS avustaa ravintolaa pyynnön toteuttamisessa tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.
10. Evästeet ja vastaavat teknologiat
Sivusto tallentaa selaimen paikalliseen tallennustilaan kielivalinnan nimellä retroo_locale. Tekninen palveluntarjoaja voi asettaa välttämättömiä turvallisuus- ja bottisuojaustunnisteita, kuten Cloudflaren __cf_bm-evästeen. Sivustolla ei tällä hetkellä käytetä markkinointi- tai analytiikkaevästeitä.
11. Tietoturva
Palvelussa käytetään salattuja verkkoyhteyksiä, rooli- ja toimipistekohtaisia käyttöoikeuksia, käyttäjien tunnistamista, palvelinpuolella säilytettäviä salaisuuksia, tapahtumalokeja ja ympäristöjen erottelua. Pääsy henkilötietoihin rajataan henkilöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä suorittamiseen.
12. Valitusoikeus ja selosteen muutokset
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Selostetta voidaan päivittää palvelun, käsittelytoimien tai lainsäädännön muuttuessa. Uusin versio ja voimaantulopäivä julkaistaan tällä sivulla.